Dicas para organizar as finanças do seu negócio

A organização adequada das finanças é essencial para praticamente todos os tipos de negócios, mesmo os que estão há bastante tempo no mercado, por tratar-se de um trabalho contínuo.

Contudo, é comum que os empreendedores tenham dúvidas sobre como fazer isso, principalmente aqueles que têm pouca experiência no assunto ou que estão em situações difíceis de se controlar financeiramente.

A organização financeira é uma iniciativa fundamental para uma gestão estratégica em empreendimentos de todos os segmentos ou dimensões, porque possibilita uma visão mais clara dos recursos disponíveis, bem como das necessidades, prazos e operações que serão necessárias no futuro. Por isso a preocupação com a organização das finanças é tão importante.

Quando o empreendimento é iniciado de maneira organizada, costumam ser maiores as probabilidades do negócio ganhar mais vantagem no mercado competitivo, baseado na atual condição.

Com um controle mais garantido, as empresas conseguem tomar melhores decisões, segundo a sua situação real e visando os melhores resultados. Já no caso de empresas que saíram dos trilhos economicamente, a organização financeira é o primeiro passo para que os empreendedores assumam o controle e coloquem em ação planos para reparar os erros cometidos e garantir a lucratividade do empreendimento.

As principais dicas para organizar as finanças de praticamente qualquer tipo de negócio são:

 

1. Um balanço da situação financeira da empresa

Para iniciar a organização financeira da empresa, o mais indicado é reunir o máximo de informação possível, a fim de analisar profundamente a situação em que fornecedores de tampas plásticas, para exemplificar, se encontram.

Nessa fase primordial, é importante analisar aspectos como o tamanho e a variedade do estoque de materiais, títulos a receber, contas a pagar e recursos que precisam ser reunidos.

2. Calcular corretamente o preço do produto ou serviço

Um erro bastante comum entre os empreendedores é o estabelecimento do preço cobrado pelo produto ou serviço de acordo com as ofertas já existentes no mercado. Isso pode ser problemático porque a precificação deve levar em conta principalmente a situação interna do negócio, incluindo insumos, despesas fixas, lucro e carga tributária da empresa.

Nos casos em que o valor de uma fita de cetim personalizada, por exemplo, fica muito acima do que é visto no mercado, pode ser necessário repensar a margem de lucro desejada. Assim, a marca consegue se adequar e manter a competitividade no mercado.

3. Montar adequadamente um DRE

O DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) serve para que o empreendedor consiga avaliar se o negócio em que está investindo tem sido lucrativo ou não. Existem diversas formas de montar um DRE, e a complexidade do relatório está diretamente relacionada à complexidade do negócio.

Entretanto, o mais simples pode ser feito da seguinte forma: 

  • Inicia-se o mês com a receita bruta;
  • Subtrai-se os impostos, resultando na receita líquida;
  • Retira-se os gastos variáveis e obtém-se a margem de contribuição;
  • Subtrai-se os gastos fixos para chegar ao lucro operacional;
  • Retira-se imposto de renda, chegando ao valor final,  lucro líquido.

O relatório deve ser elaborado mensalmente, incluindo todas as receitas, despesas e o resultado do período. Juntamente com um bom planejamento orçamentário, ele possibilita melhor compreensão sobre o desempenho da corporação.

4. Investir em educação financeira

Os empreendedores não costumam ser especialistas em finanças. Mas alguns conhecimentos são fundamentais para que eles consigam manter a organização e, mais do que isso, garantir o sucesso financeiro das corporações.

Para compreender melhor todos os termos envolvidos nesse universo, e saber como colocar em prática as principais ferramentas para se destacar em seu mercado de atuação, um empreendedor de assessoria em segurança do trabalho, por exemplo, deve investir em educação financeira.

Para isso, não é preciso investir muito tempo e dinheiro, já que há diversas opções de cursos presenciais ou online, alguns até gratuitos, abordando o tema. 

5. Separar as contas da empresa

Um erro bastante comum na administração de empresas é a mistura de contas pessoais e profissionais. Quando a movimentação das finanças ocorre na mesma conta, o controle tende a ser ainda mais impreciso, atrapalhando a organização financeira.

Nesses casos, o empreendedor acaba pagando dívidas pessoais com o caixa de empresa, e vice-versa, o que pode acarretar em sérios problemas financeiros. 

Por isso, o ideal é ter contas separadas, além de manter todas as informações relacionadas às finanças do negócio centralizadas, de uma forma que facilite a movimentação correta e monitorada, sem misturas.

6. Elaborar um orçamento empresarial

A falta de planejamento é outra falta grave, já que dificulta a organização das finanças de qualquer negócio. O correto é que empresas de manutenção industrial, por exemplo, elaborem um orçamento empresarial.

O plano determina a quantidade de recursos que a empresa dispõe e a sua destinação adequada, como o pagamento de tributos, salários ou investimentos futuros, por exemplo.

A realização de um orçamento agrega mais segurança para a organização das finanças, orientando o gasto do dinheiro de uma maneira mais estratégica.

 Ele é importante especialmente em fases difíceis, porque ajuda na compreensão de como o dinheiro deve ser empregado dentro das empresas.

7. Utilizar o esquema de fluxo de caixa

O fluxo de caixa é essencial para que qualquer empresa mantenha as suas finanças devidamente organizadas. Ele funciona como um registro de todas as entradas e saídas de recursos, o que possibilita que o empreendedor ou funcionário responsável entenda exatamente qual é a origem e o destino de cada uma das movimentações financeiras.

Além de realizar um fluxo de caixa no momento presente, uma empresa especializada na projeção de armário planejado para escritório, por exemplo, pode fazer um fluxo de caixa projetado. Desse modo o gestor tem uma ideia das movimentações financeiras que devem ocorrer em curto e médio prazo.

8. Fazer um acompanhamento preciso das finanças

Toda a situação financeira das empresas pode mudar rapidamente, de acordo com as movimentações do mercado em que ela se insere. Por isso é imprescindível que se mantenha o máximo de atenção, com um acompanhamento preciso das finanças.

O fluxo de caixa de uma empresa especializada na venda de saco hamper, para exemplificar, deve ser feito diariamente, para que as informações sejam coletadas continuamente e estejam sempre atualizadas e corretas.

Vale a pena lembrar que outras áreas além do setor financeiro também precisam ser avaliadas, como é o caso do controle de estoque e das equipes de vendas. De uma maneira geral, quanto mais informações o gestor reunir, mais controle e organização ele consegue impôr às finanças.

9. Realizar investimentos mediante planejamento

Os investimentos improvisados são erros cometidos por quase todos os empreendedores, pelo menos uma vez na história dos negócios e principalmente no começo da sua atuação no mercado. Entretanto, trata-se de um erro que colabora para a desorganização das finanças empresariais.

O ideal é planejar bastante antes de qualquer investimento, levando em conta o custo da oportunidade e a possibilidade de retorno. Também é preciso considerar a situação atual em que o negócio se encontra, assim como expectativa para o futuro.

10. Buscar a redução de custos

Custos muitos densos tendem a atrapalhar o sucesso de qualquer negócio. Um exemplo seria uma alta nos preços da matéria prima para a confecção de caixas de papelão personalizadas com logomarca. Além de demandar mais atenção os gastos altos também podem diminuir a margem de lucro dos produtos.

Por isso é conveniente que as empresas estejam sempre em busca de redução de custos para a produção dos seus produtos ou oferecimento de serviços. Entretanto, isso precisa ser feito de maneira estruturada, para que as medidas não comprometam a qualidade oferecida pela empresa.

11. Se preparar para a ocorrência de imprevistos

Além dos custos que já são previstos pelos gestores, é preciso a conscientização que sempre podem surgir novos, repentinamente e surpreendentemente. Podem ser nos gastos com fornecedores, em novas demandas ou até na quebra de maquinários, por exemplo.

As situações não podem ser completamente controladas, mesmo nas empresas mais organizadas financeiramente. O que pode ser feito é uma preparação para diminuir o impacto negativo desses imprevistos.

12. Aproveitar as facilidades possíveis com a tecnologia

Realizar todas as tarefas necessárias para a organização financeira pode ser bastante complicado, principalmente para os novos empreendedores. Felizmente, hoje em dia há uma série de soluções tecnológicas que podem ajudar, com um controle financeiro mais facilitado, automatizado.

Assim, diminuem as chances de erros nos controles e as análises periódicas necessárias ganham muito mais dinamismo.

13. Definir metas e acompanhar resultados

Tanto no setor de vendas quanto no segmento de produção de porta caneta de acrílico, por exemplo, é muito importante que a organização financeira inclua a criação de métricas para avaliação do desempenho.

As metas ajudam as equipes responsáveis na garantia de que todos os esforços estão orientados no mesmo sentido da estratégia da organização. Algumas metas que podem ser definidas pelos empresários estão relacionadas à margem de lucro, índice de endividamento, de crescimento, entre outras. 

Elas precisam ser mensuráveis e realizáveis. Mais do que definir metas, é necessário o acompanhamento periódico dos resultados, visando melhorias.

A organização financeira é essencial para que os negócios consigam definir o seu próprio futuro. Desse modo, as empresas conseguem destacar-se em seus mercados de atuação, oferecendo produtos e serviços de qualidade e preço justo, resultando em empreendimentos rentáveis.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos..